De coronacrisis bij Lansigt: razendsnel schakelen om de klant zo goed mogelijk bij te blijven staan

We leven in, zoals minister-president Rutte het noemde, de zwaarste crisis buiten oorlogstijd. Het coronavirus raakt iedereen in Nederland en de rest van de wereld – in welke mate dan ook. Binnen Lansigt kijken we uiteraard voornamelijk naar onze klanten en we staan hen zo goed mogelijk bij in deze onzekere tijden. En we kijken ook heel bewust naar elkaar.

Thuiswerken brengt uitdagingen met zich mee, maar levert gelukkig ook mooie initiatieven op. Deze speciaal samengestelde Spotify-lijst bijvoorbeeld, die vol staat met liedjes die zijn ingestuurd door alle collega’s. Voor onze klanten is er een coronateam samengesteld, dat ervoor moet zorgen dat de klanten van Lansigt zo goed mogelijk geïnformeerd blijven. Algemeen Directeur Pieter van der Kwaak sprak hier eerder al over in een artikel van accountant.nl; in deze blog vertelt een deel van het team zélf over hun ervaringen.

Het coronateam bestaat uit specialisten van verschillende teams: accountants Alberdien van Dalen en John van Beelen, loonadviseurs Esther van der Houwen en Jan van Bezooijen, HR-adviseur Matthijs van Putten en fiscalist Wim de Kok. Zij moeten ervoor zorgen dat onze klanten en collega’s op alle vlakken geïnformeerd zijn en blijven. Bij vragen staan zij paraat. Tegelijkertijd moeten ze ook zelf omgaan met de situatie. Hoe kijken zij terug op de afgelopen weken?

De eerste informatie en instructies

Eén van de eerste collega’s die zich bezig moest houden met corona, was Matthijs van Putten. De HR-adviseur vertelt: “Voor ons startte het ‘coronadossier’ op woensdag 26 februari. Hoewel het op dat moment nog een ver-van-mijn-bed-show was, leek het toch goed om intern al te informeren over het virus. Dit begon met enkele lichte maatregelen, zoals instructies voor hoesten in de elleboog en het wassen van de handen. Langzamerhand kwam het virus dichterbij, waardoor het ons ook in organisatorische zin trof. Ik merkte dat er steeds meer vragen korter na elkaar binnenkwamen en dat de eerste bijeenkomsten werden afgelast.”

Thuiswerken organiseren

Vanaf dat moment ging het hard, in het hele land. Matthijs gaat verder: “Vrijdagochtend 13 maart zijn we direct bij elkaar gekomen om verdere maatregelen af te stemmen en te communiceren. Het belangrijkste was op dat moment het terugbrengen van het aantal collega’s op kantoor. Voor mij volgde hierop intensief overleg met de teammanagers en IT, zodat we dit zo snel mogelijk konden regelen. Zijn er collega’s die niet thuis kúnnen werken? Kan de server het aan? Welke tools kunnen we toevoegen om thuiswerken makkelijker te maken?”

Flexibiliteit en 100% bereikbaarheid

Jan van Bezooijen is, naast loonadviseur, een van de teammanagers die met zijn team een plan moest maken. “Niet alleen onze klanten zijn onzeker, maar het team net zo goed. Naast loonadviseur of salarisadministrateur zijn ze namelijk zelf ook of ouder, of hebben ze mensen in hun omgeving waar ze zich zorgen om maken. Na een vlot plan wie er thuis werkt en wie niet, hebben we de draad weer opgepakt. Gezien de zorg voor kinderen worden werktijden aangepast en de uren flexibel over de dag verdeeld. Toch zijn we tijdens kantooruren volledig bereikbaar, zodat iedere klant te woord kan worden gestaan.”

Dagelijks contact

In de tussentijd volgen de ontwikkelingen zich in rap tempo op. Matthijs: “We hebben daarom een WhatsApp-groep aangemaakt en afgestemd wie informeert en wie beslist. Dit bleek direct dat weekend nodig te zijn, na de persconferentie van de regering op zondagavond 15 maart. Naar aanleiding daarvan moest, bij hoge uitzondering, telefonisch overleg plaatsvinden én nog een e-mailupdate worden verstuurd. Sindsdien is er vrijwel dagelijks contact tussen HR, directie, collega’s van alle afdelingen en teammanagers. We stemmen constant onze interne maatregelen af op het laatste nieuws en blijven dit ook doen om iedereen binnen Lansigt gezond te houden.”

Accountant en juf

Op de ‘directe’ afdelingen moest er uiteraard onmiddelijk geschakeld worden naar onze klanten. En niet alleen dat: ook het thuiswerken heeft een nieuwe realiteit tot gevolg. Alberdien van Dalen vertelt hier meer over. “Als je me een paar maanden geleden had gezegd dat ik tijdelijk ‘juf’ zou worden, dan had ik het niet geloofd. Inmiddels ben ik er aardig aan gewend. De ene helft van de dag ben ik vanuit mijn zolderkamer accountant, de andere helft van de dag wordt er aan de keukentafel gerekend, geschreven, gelezen en ga zo maar door. En als de kids ’s avonds slapen, dan switch ik nog een tijdje naar accountant.”

Blijven ondernemen

Esther van der Houwen herkent de grote omslag: “Corona. Het klonk als ver weg... In Wuhan, China en ‘ineens’ merken we ook in Nederland dat het kabinet om gezondheidsredenen ingrijpt en dat we allemaal dagelijks te dealen hebben met corona. In mijn dagelijks werk heb ik er veel mee te maken. Binnen het team Loon & Advies probeer ik als loonadviseur klanten bij te staan met vragen die ze hebben over de tegemoetkoming vanuit het kabinet en hoe nu om te gaan met het personeel. Ondernemers willen graag vooruit, willen door, willen ondernemen. De wtv-aanvragen zijn stopgezet, maar gelukkig kunnen we sinds vorige week de NOW-aanvragen bij het UWV indienen, waardoor we stapjes kunnen zetten.”

Hoe komt een onderneming deze periode door?

Jan vult aan: “De start van een jaar is altijd de drukste periode voor de salarisadministratie. Nieuwe klanten inrichten en veel mutaties verwerken. Niemand had toen verwacht dat er nog een piek achteraan zou komen. Naast ons gewone werk hebben we heel veel klanten te woord gestaan over corona. Wat zijn de gevolgen voor het personeel en hoe komt de onderneming deze periode door? Inkomsten verdwijnen, maar kosten blijven doorgaan.”

Met elkaar gezond blijven

Inmiddels raken we als organisatie zo goed mogelijk gewend aan de situatie, waar we voorlopig ook zeker nog in zullen zitten met elkaar. De ondersteuning van klanten gaat onverminderd door en staat voorop. Jan: “Ondanks alle onzekerheid kijk ik met trots terug op de afgelopen weken. Ook in bijzondere tijden staat het team er! Dat is goed om te mogen ervaren. Aan ieder nadeel zit een voordeel…”

Dit gevoel wordt gedeeld door de rest van het coronateam. Matthijs: “Voor mij persoonlijk zijn het hectische weken geweest waar ik wel met een goed gevoel op terugkijk. Veel en snel afstemmen met de directie, IT, teammanagers en anderen, constant wisselende informatie verwerken. Ik ben heel trots op hoe al onze collega’s omgaan met de situatie en de maatregelen die we hebben moeten nemen.”

Alberdien sluit af: “Het is een uitdaging om alles bij te benen en dat ook nog te doen in de beperkte tijd die je overdag hebt. Met als doel om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Het is op de vele vlakken een spannende tijd voor ons en onze klanten. Blijven we met elkaar gezond, blijven onze klanten gezond, blijven de bedrijven van onze klanten gezond… We blijven hopen!”