Karin Huisman is telefoniste en receptioniste bij Lansigt. In deze blog vertelt ze wat haar werkzaamheden inhouden.
Karin vertelt: “Als telefoniste en receptioniste ben je het visitekaartje van Lansigt. Natuurlijk wanneer een klant of relatie belt of op bezoek komt, maar ook door de correspondentie keurig te verzorgen.
Alles uit handen
Mijn werkdag begint met het doornemen van de agenda. Ik zorg dat ik precies weet welk bezoek we zullen ontvangen en voor welke collega zij komen. Dit geeft de bezoekers een gastvrij en vertrouwd gevoel. Het is bij het voorbereiden van de dag belangrijk om meteen verder te denken. Is er een vergadering rond lunchtijd, dan bestel ik broodjes. Zo zijn we van meerwaarde voor de directe teams, omdat wij hen alles uit handen nemen.
Koffie en correspondentie
Nadat de eerste afspraken in de juiste spreekkamers zitten en voorzien zijn van koffie begin ik aan de post. De inkomende post moet verwerkt en gedigitaliseerd worden en de uitgaande post voorzie ik van de juiste bijlagen en gegevens om daarna te kunnen versturen.Bij afspraken die langer duren ga ik tussendoor nog een keer langs om een tweede rondje koffie en thee in te schenken. Dit wordt altijd gewaardeerd. De collega kan zich zorgeloos richten op het gesprek en de klant heeft echt een gevoel van gastvrijheid.
Altijd een passende oplossing
Tussen alle werkzaamheden door gaat de telefoon, die ik beantwoord met een glimlach, omdat ik het belangrijk vind dat de klanten vriendelijk te woord worden gestaan. Het verschilt natuurlijk per dag hoe druk het is, maar gelukkig zit er altijd een secretaresse in de 2e lijn. Zo zorgen we er samen voor dat klanten nooit lang hoeven te wachten. Daarnaast zoeken we altijd een passende oplossing voor onze klanten. Belt een klant en is de contactpersoon niet aanwezig? Dan vraag ik waar de klant voor belt en bedenk ik welke collega er aanwezig is die kan helpen of maak ik een terugbelnotitie.
Schakelen met plezier
Het is belangrijk om goed te kunnen schakelen tussen de telefoon en het andere werk. Naast de telefoon en het verwerken van de post, doe ik ook andere werkzaamheden, zoals indienen van aangiftes, het beheren van de klantgegevens in het CRM-systeem en het bestellen van kantoorartikelen. Op sommige dagen kan het echt wel hectisch zijn, maar ik doe het werk met heel veel plezier.
